Od 10 grudnia 2023 r. większość urzędów i innych podmiotów publicznych będzie miała obowiązek wysyłać i przyjmować pisma przez e-Doręczenia. System e-Doręczeń zastąpi korespondencję realizowaną przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Na potrzeby e-doręczeń powstała baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Jest to publiczny rejestr, który zawiera zamknięte katalogi danych dotyczących m.in. podmiotów niepublicznych będących osobą fizyczną oraz podmiotów niepublicznych niebędących osobą fizyczną.

E-doręczenia zostały szczegółowo uregulowane w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Stosowanie przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych:

Od dnia 10 grudnia 2023 r.:

  • Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
  • Organy władzy publicznej inne niż wymienione w (ust.1.) punkcie 1., w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
  • Narodowy Fundusz Zdrowia
  • Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe
  • nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS
  • zawody zaufania publicznego np. adwokaci i radcy prawni

Od 01.01.2024 r.:

  • Nowe podmioty wpisywane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Od 10.03.2024 r.:

  • Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) na dzień 10.12.2023 r.

Od 1 stycznia 2025 r. :

Podmioty publiczne inne niż wyżej wymienione.

Od 30.09.2025 r.:

  • Podmioty wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na dzień 30.01.2023 r. jeżeli będą składać wniosek
    o jakąkolwiek zmianę.

Od 30.09.2026 r.:

  • Podmioty wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na dzień 10.12.2023 r.

Od 1 października 2029 r. :

  •  Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna.

 

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mają określone grupy podmiotów niepublicznych. Należy wskazać, że podmioty niepubliczne w tym obywatele mają możliwość złożenia wniosku o adres do doręczeń elektronicznych od 5 października 2021 roku, wraz z wejściem w życie ustawy. Stosowanie e-Doręczeń przez obywateli jest dobrowolne. Ustawa nie przewiduje jednak konkretnej odpowiedzialności za niezałożenie skrzynki i adresu do doręczeń.

Pojęcie „podmiotu publicznego” w ustawie o doręczeniach elektronicznych jest szersze niż w znanej nam ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Szerszy zakres przejawia się w tym że oprócz typowych podmiotów publicznych – tj. jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe zakłady budżetowe lub samorządowe jednostki budżetowe – w ujęciu ustawy o doręczeniach elektronicznych jako podmioty publiczne traktuje się także spółki komunalne oraz inne osoby prawne, nad którymi samorząd posiada kontrolę w postaci:

– finansowania w ponad 50 proc. lub

– posiadania ponad połowy udziałów albo akcji, lub

– sprawowania nadzoru nad organem zarządzającym, lub

– posiadania prawa do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego.

Z kolei pojęcie „publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego” należy rozumieć jako usługę elektroniczną, której zadaniem jest przesyłanie korespondencji, jej zabezpieczenie oraz wystawianie dowodów wysłania i doręczenia, a także dowodów technicznych opisujących drogę korespondencji na każdym jej etapie. Tę usługę od znanych dotychczas usług – tj. przesyłanie korespondencji na ePUAP-ie – różni to, że jest ona realizowana pod względem technicznym
i organizacyjnym na podstawie definicji zawartych w europejskim akcie prawnym oraz na podstawie norm technicznych i wytycznych, które są wydawane przez instytucje UE, m.in. Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych oraz Agencja Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa. W konsekwencji realizacja tej usługi
w całej Unii Europejskiej wygląda podobnie. Z uwagi na fakt, że jest to przesyłka elektroniczna, za jej pomocą dostarczać będzie można różne formaty plików
i dokumentów.

Kolejnym pojęciem wartym przybliżenia jest „publiczna usługa hybrydowa”. Jej podstawy prawne wywodzą się z prawa pocztowego i jest ona takim rodzajem przesyłki, w którym korespondencja pierwotnie przyjmuje postać elektroniczną, a następnie przez operatora pocztowego (wyznaczonego) jest drukowanai kopertowana. Doręczenie jej adresatowi następuje więc już w postaci papierowej. Drukowanie i kopertowanie ma się odbywać automatycznie, a podstawowym formatem, w którym plik będzie wysyłany do drukowania, będzie PDF. Ta usługa ma być uzupełnieniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i ma zapewnić korespondencję również w kontaktach z osobami wykluczonymi cyfrowo lub osobami, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe.

Zarówno pierwsza, jak i druga usługa w Polsce będą metodami skutecznymi prawnie, na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez: skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl, skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl, system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami, oraz aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG bądź KRS albo jego przedstawiciel składa wniosek za pośrednictwem biznes.gov.pl. Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Co zrobić krok po kroku?

Złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Po naciśnięciu na stronie biznes.gov.pl. przycisku „Załatw online” przechodzi się do e-usługi. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku należy być zalogować profilem zaufanym albo e-dowodem. Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Aby podpisać wniosek można wykorzystać:

  • profil zaufany
  • podpis kwalifikowany
  • e-dowód
  • pieczęć elektroniczną

Należy przygotować poniższe informacje:

  • nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
  • numer REGON, jeżeli został nadany
  • numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
  • adres do korespondencji
  • dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS, jeżeli został nadany
  • dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – oznaczenie formy prawnej
  • dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – siedzibę i adres
  • dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
  • dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
  • imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)

Pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent działający w imieniu przedsiębiorcy,  którego uprawnienie do złożenia wniosku
w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS – przed zalogowaniem się do e-usługi musi przygotować:

  • pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
  • dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa albo
  • dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.

Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie. Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.

Następnie Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Zespół e-Doręczeń prześle  wiadomości e-mail z informacją o tym, że adres i skrzynka zostały utworzone. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres. Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku.
W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

Kolejnym krokiem jest aktywacja skrzynki i  adresu do e-Doręczeń. Żeby adres do e-Doręczeń stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora. Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej należy zalogować się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia
z Biznes.gov.pl.

W ostatnim kroku Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych. Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.