Nowelizacja kodeksu pracy z maja 2019 ma na celu przed wszystkim dostosowanie brzmienia obowiązujących przepisów do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 o ochronie danych osobowych, które wprowadziło przesłankę istnienia „obowiązku prawnego” jako podstawy przetwarzania danych. Wskazana przesłanka stanowi główną podstawę legalizującą przetwarzanie danych osobowych pracowników lub kandydatów do pracy. W związku z tym warto zadać sobie pytanie – jakich danych pracodawca będzie mógł żądać od kandydata i pracownika?

Ponieważ bez względu na to, w jaki sposób pracodawca będzie poszukiwał kandydatów do pracy, proces ten zawsze będzie wiązał się z pozyskiwaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych, dlatego warto zapoznać się z poniżej przedstawionymi zmianami.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca miał prawo żądać od kandydata do pracy takich danych osobowych, jak:

– imię (imiona) i nazwisko,

– imiona rodziców,

– data urodzenia,

– miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

– wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Obecnie pracodawca nie może żądać od starającego się o pracę danych dotyczących imion rodziców oraz miejsca zamieszkania. Zamiast tego może domagać się podania danych kontaktowych i informacji związanych z kwalifikacjami zawodowymi, ale tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych), o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, ujawniających m.in. pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, orientację seksualną służących do zidentyfikowania osoby (oraz innych wymienionych w art. 9 ust. 1 RODO), zgoda może stanowić podstawę do ich przetwarzania wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych nastąpi z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od kandydata, ma charakter zamknięty. Dlatego nie wolno domagać się od potencjalnego przyszłego pracownika innych danych – np. umieszczenia zdjęcia w CV. Jest to w pewien sposób walka z dyskryminacją ze względu na rasę i wygląd.

Ustawodawca przewiduje od tego jednak dwa wyjątki.

Po pierwsze wówczas, gdy będzie to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki wynikać może zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i odrębnych przepisów prawnych. Wówczas, żądanie podania takich danych będzie obowiązkiem pracodawcy.

Po drugie, jeżeli osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi na to zgodę. (Z tym, że zgoda nie może obejmować danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa.)

Jeśli zaś chodzi o zakres danych pracowników – tak jak do tej pory – będzie można żądać podania numeru PESEL, a w przypadku jego braku – informacji o rodzaju i numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Dodatkowo od pracownika będzie można żądać podania adresu zamieszkania oraz numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Warto podkreślić, że brak zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych, bądź też jej wycofanie, nie może być w żadnym razie podstawą do niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o pracę. W praktyce oznacza to, że jeżeli na którymś z etapów rekrutacji pracodawca chciałby przetwarzać inne dane niż te, których obowiązek udostępnienia wynika wprost z przepisów rangi ustawowej, to odmowa kandydata udostępnienia tego typu danych nie może skutkować niedopuszczeniem go do dalszych etapów rekrutacji.

Dodatkowo, mając na względzie motyw 42, 43 i 155 ww. rozporządzenia oraz korzystając z możliwości wprowadzenia przez państwo członkowskie przepisów szczególnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu (art. 88 ww. rozporządzenia), w przepisach prawa pracy wprowadzona została instytucja „monitoringu”, jako szczególna forma przetwarzania danych osobowych pracowników

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 222 § 11 Kodeksu pracy monitoringu nie należy stosować w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zdaniem ustawodawcy potrzeba wprowadzenia takiego zapisu podyktowana jest możliwością naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

W ustawie doprecyzowano, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Instalacja monitoringu wizyjnego będzie możliwa, jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Ponadto instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymaga dodatkowo uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej (a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy). Celem tych zmian jest ochrona prywatności pracowników.