Od 15 marca br. spółki prawa handlowego mają obowiązek przesyłania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie drogą elektroniczną. Nowe zasady składania sprawozdań i dokumentów finansowych dotyczą również sytuacji, w których po 15 marca br. chcemy złożyć sprawozdanie za lata wcześniejsze niż rok 2017.

Powyższa regulacja wprowadzona została nowelizacją, która dodała art. 19e do ustawy o KRS. Zgodnie z nowym przepisem złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

Omawiane dokumenty wymienione w ustawie o rachunkowości to:

  • roczne sprawozdanie finansowe,
  • sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
  • odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
  • ewentualnie – sprawozdanie z działalności.

Co istotne – droga elektroniczna jest obecnie jedyną, jaką przewidują przepisy. Należy się zatem raz na zawsze pożegnać z papierową formą sprawozdań wysyłanych do KRS.

W tym roku możliwe jest jeszcze przesłanie wymaganych dokumentów w formie skanów, które zamieszcza się w systemie teleinformatycznym. Po 1 października 2018 r. spółki będą już zobowiązane wygenerować pliki w formacie jednolitych plików kontrolnych (JPK) – zgodnie ze specyfikacją, jaką ma wydać minister finansów (podobnie jak w przypadku ewidencji VAT). Powyższy nowy sposób składania sprawozdań wymusił zmiany także w innych ustawach, w tym w ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. W myśl nowej regulacji audytorzy świadczący usługi dla podmiotów wpisanych do KRS będą musieli sporządzać sprawozdania z badania w formie elektronicznej oraz podpisywać je kwalifikowanym podpisem.

Zasadnicza zmiana w sposobie składania sprawozdań – poza kwestiami technicznymi związanymi z koniecznością posłużenia się systemem teleinformatycznym – polega na zawężeniu kręgu osób, które mogą takie sprawozdanie za spółkę złożyć.

Po nowelizacji jedynymi podmiotami uprawnionymi do złożenia sprawozdania są członkowie zarządu spółki lub wspólnicy prowadzący sprawy spółki – a to dlatego, że PESEL tych osób musi być ujawniony w KRS. Wyłączono zatem możliwość złożenia sprawozdania przez profesjonalnego pełnomocnika lub prokurenta, a także pracowników biur rachunkowych.

Przesyłane do KRS kopie dokumentów finansowych muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Platforma umożliwiająca złożenie dokumentów znajduje się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/. Należy wybrać opcję „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, a następnie zalogować się do systemu. Przed pierwszym logowaniem, konieczna jest rejestracja, której można dokonać na tej samej stronie klikając „S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski”.

Po zalogowaniu należy wybrać opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”, następnie „Dodaj zgłoszenie”, „Rejestracja nowego zgłoszenia”. Po wpisaniu numeru KRS, ukażą się dane spółki i członków zarządu/wspólników, spośród których należy wybrać nazwisko członka zarządu lub wspólnika prowadzącego sprawy spółki, który będzie dokonywał zgłoszeń.

Dalej należy podążać za instrukcjami.

Uwaga techniczna dotycząca załączania skanów dokumentów jest taka, że każdy dokument pobierany jest osobno, a więc każdy powinien zostać zeskanowany do PDF oddzielnie. Co więcej – załączane pliki nie mogą przekroczyć określonej pojemności. W przeciwnym razie  pojawi się komunikat sugerujący zeskanowanie dokumentu w mniejszej rozdzielczości, a jeśli nie jest to możliwe – prośba o kontakt z administratorem (wskazany jest adres elektroniczny, na który należy zgłoszenie wysłać).

Po pomyślnym przejściu całej ścieżki należy uzyskać potwierdzenia zgłoszenia, zawierające wykaz zgłoszonych dokumentów. Zgłaszający otrzyma po kolei 3 maile na konto założone w systemie  teleinformatycznym: 1) potwierdzenie rejestracji zgłoszenia, 2) potwierdzenie ujawnienia wzmianki w Rejestrze, 3) potwierdzenie przesłania dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Należy odnotować, że na skutek nowelizacji dane ze sprawozdań trafią z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że spółki i inne podmioty wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać raportów do urzędów skarbowych. Wyręczy je w tym sąd.